måndag 25 november 2013

Budget

Här skriver Unga Forskares kassör Nils Anlind om årets budget. Diskutera gärna på forumet


I och med strategin har budgeten fått vissa ett lite nytt utseende mot vanligt. Mindre justeringar har såklart gjorts för att bättre representera kostnaderna, men jag tänker bara gå igenom de större uppdateringarna.

I och med strategin gör vi om delar av budgeten och flyttar fokus. Nu mera hamnar verksamheterna i fokus och det ställer i respons nya krav på vår ekonomi i förbundet. Vi kan inte längre förlita oss på enbart föreningsbidrag för att finansiera vårt kansli utan här kommer verksamheterna i framtiden behöva ta allt mer ansvar ju större del av förbundet de blir. För att visa på denna förändring kan du se en kansliavgift (kansliavgiften har tidigare bakats in i “Stödfunktioner” kontot.”) som inkomstkälla i budgeten. Detta är ett första steg i att låta budgeten, precis som verksamhetsplanen, täcka HELA förbundet. 

Vi har redan nu ett minskat bidrag ifrån ungdomsstyrelsen, då ett par större föreningar valde under förra året att gå ut ur förbundet. Det innebär att de kommande inkomsterna från ungdomsstyrelsen kommer minska med ca 500 000kr om man räknar med att vi inte behöver betala ut medlemsbidrag till dessa föreningar. Detta har varit på gång tidigare men det är först nu som vi ser effekten av det.

Du har också märkt att många av kategorierna ändrat namn. Med det nya verksamhetsfokuset ändras syftet med många av våra utgifter och det vill vi också ska speglas i budgeten. Den mest omfattande namnändringen är “regionalt stöd” till “regional marknadsföring”. I takt med att distrikten får stå på egna ben kommer de inte längre få stödbidrag, istället satsar vi på att synas på regional nivå. Därav passar inte längre regionalt stöd lika bra och rubriken byts därför till regional marknadsföring. Nästan alla de andra posterna i budgeten har samma utgifter men har bytt namn. Det beror på att vi har tyckt att tidigare namn inte sammanfattat utgifterna så tydligt. Vi har med de nya namnen fokuserat på syftet med utgifterna inom varje kategori istället för den geografiska/organisatoriska nivån.

Vi har också ökat pengarna till “Stöd till Verksamhet och förvaltning”. Genom detta finns det pengar som ska kunna användas för att genomföra strategin och därmed utveckla förbundets nya verksamheter.

fredag 22 november 2013

Utvecklingsfonden

Utvecklingsfonden startade i Unga Forskare när det fanns ett överskott i verksamheten. Tanken var att genom att sätta av överskottet, kunde dessa pengar användas i händelse av neddraget bidrag från Ungdomsstyrelsen eller andra oförutsedda händelser. Det skulle också kunna användas vid särskilda satsningar eller investeringar.

Det har gått 5 år sedan Utvecklingsfonden startade och förbundsstyrelsen har i år tittat på hur det har fungerat hittills. Vi har identifierat tre områden där Utvecklingsfonden har stor förbättringspotential och vi tänker här berätta lite mer om varför vi föreslår dessa ändringar


1. Utvecklingsfonden delar ut för mycket pengar.

Rubriken kan verka något märklig. Utvecklingsfonden delar varje år 90 % av överskottet efter alla omkostnader som finns i samband med att driva fonden. Ändå minskar värdet av tillgångarna i fonden. I Sverige har vi ett mål om 2 % inflation. Det betyder att varje år så minskar värdet på pengar och den hundralapp som du för ett år sedan kunde köpa något för, kommer inte räcka detta år. I snitt kommer allt som kostade 100kr för ett år sedan att kosta 102kr.

Det är därför rimligt att se till att Utvecklingsfonden delar ut pengar efter att det har justerats för inflation, för att värdet i fonden inte ska minska.


2. Utvecklingsfondens förvaltning utnyttjar inte sin potential. 

Utvecklingsfonden har ett utskott som sköter hanteringen av fondens kapital. Förbundsstyrelsen har upptäckt att mycket tid investeras i att tillsätta och underhålla detta utskott. Utöver det så har utskottet tyvärr inte alltid den insikt som behövs för att förvalta pengarna. Det handlar om förhållandevis mycket pengar som några få ideella kan påverka i en negativ inriktning och det är svårt att säga vem som ansvar vid grov oförsiktighet. Det är olämpligt. Vi föreslår att förbundsstyrelsen varje år gör en bedömning av hur fonden ska förvaltas. Det kan vara att till exempel anlita någon som förvaltar den, eller tillsätta ett utskott om de anser att det finns personer med god kunskap inom förbundet och som är intresserade av att driva den.


3. Utvecklingsfonden är onödigt orörlig.

Det är mycket svårt att ta ut pengar från Utvecklingsfonden. Det går egentligen inte, om det inte är så att Unga Forskare hotas av konkurs. Det gör att det är svårt att motivera att det ska avsättas pengar för att förvaltas i Utvecklingsfonden, då ett plötsligt inkomstbortfall gör att de pengarna som avsättes i Utvecklingsfonden inte kan tillgås och alternativet är att säga upp en anställd. Det kan också vara så att det ska göras en investering inom tre år, och har därför ett överskott. Dessa pengar sätts inte in i Utvecklingsfonden för de går inte att plocka ut när väl investeringen ska genomföras. Det är onödigt och gör att dessa pengar inte växer till sig, utan snarare minskar i värdet på grund av inflation.

Förbundsstyrelsen föreslår att en enig förbundsstyrelse kan plocka ut 10 % av Utvecklingsfondens tillgångar per år vid särskilda investeringar. Då maximalt 10 % kan plockas ut, innebär det att en mindre klarsynt styrelse inte kan ruinera det som byggts upp i Utvecklingsfonden. Utöver det så måste styrelsen vara enig för att försvåra att det tas ut pengar om det inte ska användas till särskilda investeringar.

Vi hoppas att detta inlägg har underlättat Er att förstå varför vi gör de ändringar vi gör i Utvecklingsfonden och vi ser fram emot era frågor under Riksstämman!

Vänliga Hälsningar
Marcus Gidekull

måndag 18 november 2013

Vad ska rikstämman säga att förbundet ska göra 2014?

Här kommer nästa blogginlägg om propositioner. Gustav Johansson skriver om verksamhetsplanen.


Butterfly effect är en ganska roligt film eller hur? Varje beslut vi tar eller handling vi gör påverkar en serie av händelser som tillslut kan ge stora konsekvenser. Det är knepigt att veta vilka beslut man skall ta i alla lägen och gör man det på fel nivå eller fel tidpunkt finns ofta risken att man påverkar sådant som man inte alls vill påverka (Butterfly effect).


Det finns en fråga som jag vet att alla i hela förbundet vill påverka och det är vilken typ av servetter man använder under den middag som är på lördagen under Utställningen Unga Forskare. Det har varit ett hett ämne under lång tid och det är kanske dags att rikstämman skriver in i verksamhetsplanen att man skall ha gröna högkvalitativa servetter under denna middag?


Jag tror ni har förstått att jag är ironisk, men hur skall man då göra om man som medlem vill påverka? Vad borde man påverka? Förbundsstyrelsen har i år gjort ett stort arbete med att låta projektledare och kansli ta större ansvar för sin verksamhet. Att beslut och initiativ kommer nedifrån och upp är viktigt för att det skall vara roligt att engagera sig i ett unga forskare!


Men vi vill också att Rikstämman skall få ta de viktigaste besluten och en av de viktigaste besluten vi tar varje år är vilken typ av verksamhet vi skall göra för att uppnå vårt syfte. Ni som kommer ihåg tidigare verksamhetsplan kommer märka en stor skillnad, året förslag på verksamhetsplan täcker in hela hela förbundets verksamhet och svarar på frågan vilken typ av verksamhet skall vi ha i förbundet? Det lämnar utrymme för organisationen att under året forma verksamhet som täcker in detta behov och ett lämnar handlingsutrymme till förbundets entreprenörer ute i verksamheterna att driva sina projekt.

Vi ser fram emot att ha en ständigt aktuell diskussion i Unga Forskare kring vilken typ av verksamhet vi skall ha i förbundet. Vi hoppas att ni själva vågar driva frågan om att lägga till eller tar bort saker i verksamhetsplanen och att slutligen rikstämmans samlade åsikt samlas på ett papper som ligger till grund för ett nytt år av verksamhet som syftar till att ge unga förutsättningar att utveckla sitt intresse för naturvetenskap och teknik.

tisdag 12 november 2013

Om propositionen om tvåårsmandatperioder

Nu är det snart dags för Riksstämman och i förra veckan kom alla handlingarna ut. Det ligger ett förslag på proposition om tvåårsmandatperioder. Det betyder helt enkelt att vi vill att Unga Forskares styrelse ska sitta i två år. Det kommer att börja gälla från år 2015, så styrelsen kommer alltså att väljas på Riksstämmans 2014 och valberedningen som tar fram denna styrelse väjs i år. Det ska också vara så att en styrelse väljs på två år och sedan väljs en ny styrelse på två år.


Så varför denna förändring? Jo, det handlar om framför allt om att det passar in att arbeta under två år om man arbetar strategiskt. Det är lättare att få till ett långsiktigt arbete i organisationen om inte det hela tiden byts ut personer i styrelsen. De tankar och idéer som byggs upp stannar kvar längre och även den erfarenhet man får av uppdraget stannar också kvar längre. Styrelsens arbete handlar mycket om att förstå Unga Forskare som helhet och utifrån det försöka hitta en riktning och långsiktigt följa upp den. Detta är ofta något som tar mer än ett år att göra och därför är det lämpligt att styrelsens mandat ligger på två år. Man hinner som styrelse knappt komma igång med sitt arbete innan det är dags att börja lämna över. Flera av de som satt i styrelsen både denna och den förra mandatperioden (som var nästan två år eftersom att Riksstämman flyttades) som upplevde en stor skillnad i hur mycket man hann diskutera och ändra.


Så klart finns det också många risker med förändringen. Framför allt finns det två risker som styrelsen såg när man tog fram beslutsunderlaget. Den första är att eftersom att Unga Forskare är en ungdomsorganisation och unga idag kan ha svårt att lova bort något på två år. Man vet ibland inte vad man kommer att göra, hur man kommer att bo och vad som kommer att hända två år framöver. Då kan det kännas svårt att lova något på två år. Styrelsen har vägt det här fram och tillbaka och tror ändå att det går att lösa så att det ska kunna kännas som att det ska gå att lova. Idag arbetar styrelsen med att hitta en jämnare arbetsbelastning. Uppdraget ska inte behöva ta mer än ungefär 8 helger och ett par timmar i veckan för att genomföra på ett år. Lägger man ut mandatperioden blir det nog ännu färre möten per år (15 möten på en mandatperiod). Skulle man resa bort några månader går det alltid att lösa. Därför tror vi att det skulle kunna gå att känna att man kan lova två år utan att man behöver offra allt.


Det andra viktiga argumentet emot som vi har sett är att det idag har varit svårt att hitta personer som vill sitta i styrelsen under ett år, då kanske det är ännu svårare att hitta personer som vill sitta i två år. Att sitta i styrelsen är jättekul och även om det innebär ett stort ansvar så innebär det också helt nya erfarenheter som är svåra att få annars. Det har till och från tagit ganska mycket tid att sitta i styrelsen. Styrelsen har under året arbetat för att dra ner på tiden det tar att sitta i styrelsen. Vi hoppas att det här ska leda till att fler känner att de vill sitta i styrelsen. Det finns idag många andra ungdomsorganisationer där man har tvåårsmandatperioder där det fungerar bra. Det borde också gå att överföra till Unga Forskare.

Det finns en del svårigheter med att ha tvåårsmandatperioder. Samtidigt tror vi att fördelarna överväger nackdelarna. Det allra viktigaste en förbundsstyrelse gör är att hitta en riktning och följer den, att man står för långsiktigheten. Man kan göra mycket för att lämna över frågor som styrelsen har diskuterat under året och vi har ju självklart också en strategi som gäller över fem år. Men hur man än arbetar med överlämning kommer det alltid vara så att en ny styrelse kommer att tänka nytt, och det här i grund och botten väldigt bra, men som strategisk styrelse är det också viktigt att man har samma inriktning under en längre period. Därför vore det bra om styrelsen också var mer kontinuerlig för det strategiska uppdraget.